Datenschutzhinweis für Lehrkräfte
Lehrer-App von inlingua Hamburg · Fassung 2026-10 · Stand 09.10.2026
Dieser Hinweis gilt für alle, die bei uns unterrichten oder sich dafür bewerben, ob angestellt oder auf Honorarbasis. Die Lehrer-App ist für alle dieselbe.
Inhalt
Die Lehrer-App wird von zwei eigenständigen Sprachschulen genutzt. Verantwortlich für Ihre Daten ist jeweils allein die Schule des Standorts, für den Sie tätig sind oder bei dem Sie sich beworben haben (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Welche das ist, ergibt sich aus der Adresse, unter der Sie die App nutzen (teacher.inlingua-hamburg.de oder teacher.inlingua-bremen.de):
Sind Sie für beide Standorte tätig, führt jeder Standort ein eigenes Konto über Sie. Beide Schulen nutzen dieselbe technische Plattform und dieselben Dienstleister (Abschnitt 5); Ihre Daten sind dort Ihrem Standort zugeordnet, und die Mitarbeitenden des anderen Standorts haben keinen Zugriff darauf.
Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@inlingua-hamburg.de.
Wo eine Verarbeitung nur eine Gruppe betrifft, ist die Zeile gekennzeichnet: (Honorar) gilt nur bei einer Tätigkeit auf Honorarbasis, (Anstellung) nur bei einem Arbeitsverhältnis.
| Bereich | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Konto und Anmeldung | E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Kontostatus, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zahl der Anmeldungen, Fehlversuche und vorübergehende Sperre (15 Minuten nach 5 Fehlversuchen) | Zugang zur Lehrer-App, Schutz vor Passwort-Raten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheit: lit. f i. V. m. Art. 32 |
| Sitzungen | Sitzungskennung, Ablaufzeit (7 Tage), Standort, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) | angemeldet bleiben, Standorttrennung; IP-Adresse und Browserkennung, um bei Verdacht auf Missbrauch nachzuvollziehen, von wo angemeldet wurde, und für die zusammengefasste Geräteübersicht | lit. b; IP und Browserkennung: lit. f |
| Einladung und Registrierung | Einladungslink (einmalig, befristet), Vor- und Nachname, E-Mail | Konto für eingeladene Lehrkräfte einrichten | lit. b |
| Passwort vergessen, Anmeldelink | E-Mail-Adresse, einmaliger Link (24 Stunden gültig) | Passwort zurücksetzen, Erstzugang | lit. b |
| Persönliche Stammdaten (selbst pflegbar) | Anrede, Titel, Muttersprache, Telefon, Mobil, Anschrift, Unterrichtssprachen, Lizenzen, Beruf, Schulausbildung | Kontakt und Vertragsdurchführung; Muttersprache und Unterrichtssprachen auch für die Einsatzplanung und die Prüfung Ihrer Bewerbung | lit. b |
| Geburtsdatum | übernommen aus unserer Kursverwaltung BASys oder von Ihnen im Profil eingetragen | Glückwunsch zum Geburtstag in der App; die Verwaltung Ihres Standorts sieht in einer Geburtstagsliste Ihren Namen und Ihren Geburtstag (Tag und Monat, ohne Jahr) | lit. f |
| Bank- und Steuerdaten (Honorar) | IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber, Steuernummer oder USt-IdNr., Finanzamt, Kleinunternehmer ja/nein | Honorarzahlung; Gutschrift mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG | lit. b; lit. c (UStG, AO) |
| Beschäftigungsart | angestellt oder auf Honorarbasis, übernommen aus der Kursverwaltung | entscheidet, ob Sie in die Honorarabrechnung aufgenommen werden (ist sie nicht erfasst, behandeln wir Sie dort wie eine Honorarkraft); geht in Besetzungsvorschläge für die Verwaltung ein | lit. b; lit. f |
| Ende der Zusammenarbeit | Datum des Endes (von der Verwaltung eingetragen; vorgeschlagen, wenn Sie in BASys inaktiv sind oder seit 12 Monaten keinen Termin hatten) | Fristen nach Abschnitt 7 berechnen: Sperre des Zugangs, Löschung der Stammdaten | lit. b; lit. c |
| Qualifikation und Verwaltung | BAMF-Zulassung und -Zulassungsnummer, BSK-Zusatzqualifikation, Honorarsätze (Honorar), interne Notizen und Hinweise der Verwaltung | prüfen, wer welche Kurse unterrichten darf; Honorarberechnung; Verwaltung | lit. b und lit. f |
| Kurse, Termine, Einsatzplan | Zuordnung zu Unterrichtsterminen (auch als Vertretung), Kurse, Räume | Unterrichtsorganisation | lit. b |
| Kundenportal der Organisationen | Ihr Vor- und Nachname zu Kurs und Termin, bei einer Vertretung mit dem Vermerk „Vertretung“, sofern an Ihrem Standort freigeschaltet | Organisationen, deren Teilnehmende in Ihrem Kurs sitzen, über den Ablauf des Kurses informieren | lit. f |
| Vertretungsanfragen | Zu- oder Absage, Grund, Freitext | Vertretungen organisieren | lit. b |
| Verfügbarkeiten | Zeiträume mit Status (verfügbar, geblockt, Urlaub, gebucht), Notiz | Einsatzplanung | lit. b |
| Abwesenheits- und Urlaubsanträge | Art (Urlaub, Fortbildung, verhindert, Sonstiges), Zeitraum, Notiz an die Verwaltung, Bearbeitung durch die Verwaltung | Abwesenheit und Vertretung planen | lit. b |
| Anwesenheit im Präsenzunterricht | welche Teilnehmenden anwesend waren (die Lehrkraft erfasst) | Anwesenheitsnachweis | lit. b |
| Online-Unterricht | Anzeigename, Einwahlzeiten und -dauer, Bild und Ton in Echtzeit (keine Aufzeichnung), Ansagen in den Raum, Bestätigung der Anwesenheit, Störungsmeldungen | Online-Unterricht durchführen und nachweisen | lit. b; bei geförderten Kursen lit. c (Nachweispflichten) |
| Gegenzeichnung | Unterschriftsbild (nur Bild, keine Schreibdynamik), Name, Zeitpunkt, bestätigter Text, eingefrorene Teilnehmerliste | Nachweis gegenüber Fördergebern | lit. b und lit. c |
| Chat mit Teilnehmenden | Nachrichten, Absendername, Zeitpunkt, Lesevermerk | Kommunikation im Kurs | lit. b |
| Anliegen an die Verwaltung | Betreff, Kategorie, Nachrichten, Anhänge, ggf. Bezug zu einer teilnehmenden Person | Anliegen klären | lit. b |
| Honorar (Honorar) | Gutschriften mit Positionen, Beträgen und Steuerhinweis, Belege (PDF), Beanstandungen | Honorarabrechnung | lit. b; Aufbewahrung lit. c (§ 147 AO, § 14b UStG) |
| Unterrichtsmaterial | Titel, Beschreibung, Datei oder Link, Freigaben, Sichtung durch die Verwaltung | Material in Kursen bereitstellen | lit. b |
| Rückmeldungen und Bewertungen | Rückmeldungen zu Hausaufgaben, Bewertungen von Modelltests | Unterricht und Prüfungsvorbereitung | lit. b |
| Unterrichtsnotizen | Ihre Notizen zu einzelnen Terminen und zu ganzen Kursen, sofern an Ihrem Standort freigeschaltet: Text, Kurs, Termin mit Datum und Uhrzeit, Zeitpunkt der Anlage und der letzten Änderung | Unterricht vor- und nachbereiten. Nur Sie lesen und schreiben Ihre Notizen; die Verwaltung und andere Lehrkräfte sehen sie nicht, auch nicht bei einer Vertretung. Wird ein Termin aus dem Plan genommen, bleibt Ihre Notiz mit seinem Datum und seiner Uhrzeit erhalten. In die Fehlerprotokolle der Lehrer-App schreiben wir den Text Ihrer Notizen nicht. | lit. b |
| AVGS-Teilnahmeberichte | Name der Lehrkraft als Verfasserin, Stand des Berichts | Bericht an die Agentur für Arbeit (§ 45 SGB III) | lit. b und lit. c |
| KI-Schreibhilfe im AVGS-Bericht | nur wenn Sie an einem Textfeld „KI-Vorschlag“ wählen: der Text in diesem Feld, Kursart und Sprachniveau. Den Namen der teilnehmenden Person ersetzen wir vor dem Versand durch einen Platzhalter. Angaben zu Ihrer Person übermitteln wir nicht. | Formulierungshilfe für den Bericht | lit. f |
| Bewerbung | Name, Kontaktdaten, Anschrift, Muttersprache (Pflichtangabe), Sprachen, Qualifikation, Verfügbarkeit, hochgeladene Unterlagen, Stand des Verfahrens, Gesprächstermine; ein Link zum Stand Ihrer Bewerbung, den wir auf Anfrage an Ihre E-Mail-Adresse schicken (gilt 30 Minuten und einmal) | Bewerbungsverfahren | lit. b (vorvertraglich) |
| Karte in der Bewerbung | nur wenn Sie „Karte anzeigen“ wählen: Ihre Anschrift (Straße, PLZ, Ort) zur Umrechnung in Koordinaten; Ihr Browser lädt dabei Kartenausschnitte um Ihre Anschrift | Ihnen die Entfernung zum Standort zeigen | lit. a (Einwilligung durch den Klick; ohne Klick lädt nichts) |
| E-Mails an Sie | E-Mail-Adresse, Name, Betreff, Inhalt der Nachricht (Anmeldelinks darin unkenntlich), Zustellstatus | Mitteilungen, Zustellnachweis | lit. b; Protokoll: lit. f |
| Erinnerung nach dem Unterricht | nur wenn Sie sie einschalten: eine Adresse Ihres Geräts beim Push-Dienst Ihres Browsers (z. B. Google, Apple, Mozilla), Browserkennung, Zeitpunkt der Anmeldung, der letzten Nutzung der App auf diesem Gerät und der letzten Nachricht; je Termin der Vermerk, dass erinnert wurde | Sie etwa 15 Minuten nach einem Präsenztermin an die offene Anwesenheit erinnern | lit. a (Einwilligung durch Einschalten, jederzeit im Profil widerrufbar) |
| Benachrichtigungen | nur wenn Sie sie einschalten: dieselben Angaben zum Gerät wie bei der Erinnerung (ohne Vermerk je Termin); die Nachricht sagt nur, dass die Verwaltung Ihnen geschrieben hat, ohne deren Text | Sie auf Nachrichten der Verwaltung hinweisen | lit. a (Einwilligung durch Einschalten, jederzeit widerrufbar) |
| Nutzungsübersicht für die Verwaltung | je Person: Zeitpunkt der letzten Anmeldung (innerhalb der letzten 30 Tage, sonst „länger als 30 Tage“) und Stand Ihrer AVGS-Berichte; ohne Namen zusammengefasst: Anmeldungen je Tag, Geräte- und Browserverteilung | erkennen, wer die Lehrer-App noch nicht nutzt oder Hilfe beim Zugang braucht; offene AVGS-Berichte rechtzeitig fertigstellen | lit. f |
| Betrieb und Fehlersuche | technische Protokolle des Servers | Betrieb, Sicherheit | lit. f |
Gesundheit: Den Grund einer Abwesenheit müssen Sie uns nicht nennen. Bitte schreiben Sie in Notizfelder keine Angaben zu Ihrer Gesundheit. Ihre Abwesenheiten sehen die Mitarbeitenden der Verwaltung Ihres Standorts, die für Lehrkräfte oder die Raumplanung zuständig sind. Lehrkräfte, die wir um eine Vertretung bitten, erfahren Kurs, Termin, Raum und die Hinweise der Verwaltung zu diesem Termin.
Online-Status: Solange die App geöffnet und sichtbar ist, fragt sie alle 20 Sekunden nach neuen Chatnachrichten. Einen Online-Status oder den Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität speichern wir dabei nicht.
Die meisten Daten geben Sie selbst ein. Einige stammen aus anderen Quellen:
- Kursverwaltung KuferSQL/BASys der Sprachschule: Name, E-Mail, Mobil, Telefon, Anrede, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung, BAMF-Zulassungsnummer, Beschäftigungsart, aktiv, sowie Ihre Einteilung zu Unterrichtsterminen. Beide Systeme laufen eine Zeit lang parallel und werden abgeglichen.
- Excel-Import der Verwaltung: weitere Stammdaten (u. a. Steuerangaben, Honorarsätze, Qualifikationen).
- Verwaltung: Einladung, Einteilung, Bearbeitung Ihrer Anträge, interne Vermerke.
Bankverbindung: Ändern Sie Ihre Bankverbindung im Profil der App, erhält die Verwaltung automatisch eine Nachricht und berichtigt die Angabe auch in unserer Kursverwaltung BASys. Bis dahin kann ein Abgleich mit BASys die frühere Bankverbindung wiederherstellen; den aktuellen Stand sehen Sie jederzeit in Ihrem Profil.
Innerhalb der Sprachschule: die zuständigen Mitarbeitenden der Verwaltung, Buchhaltung und Leitung Ihres Standorts, jeweils nur im Rahmen ihrer Aufgaben. Die Nutzungsübersicht sehen nur Personen mit Administratorrechten an Ihrem Standort; die Mitarbeitenden der Lehrkräfteverwaltung sehen in Ihrem Datensatz den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung, Fehlversuche und eine vorübergehende Sperre, um Ihnen bei Zugangsproblemen zu helfen. Teilnehmende Ihrer Kurse sehen Ihren Namen (Kursdetails, Chat, Online-Raum).
Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten (Art. 28 DSGVO):
| Dienst | Wofür | Ort |
|---|---|---|
| Datenbank und Dateispeicher (selbst betrieben) | alle Daten der App | eigene Server in Deutschland |
| Server der Anwendung | Betrieb der Lehrer-App | eigene Server in Deutschland |
| Videoserver für den Online-Unterricht (BigBlueButton, selbst betrieben, meet.inlingua.com.de) | Online-Unterricht | eigene Server in Deutschland |
| Mailjet | Versand von E-Mails, Zustellstatus | EU |
| OpenAI Ireland Ltd., Dublin, mit Verarbeitung durch OpenAI OpCo, LLC | KI-Schreibhilfe im AVGS-Bericht, nur auf Ihren Klick | USA |
Weitere Empfänger:
- Agentur für Arbeit und BAMF: Teilnahmeberichte (AVGS) und Nachweise zum Online-Unterricht, jeweils mit Ihrem Namen, bei der Gegenzeichnung auch mit Ihrem Unterschriftsbild.
- Bank der Sprachschule (Honorar): Name, IBAN, BIC, Betrag und Gutschriftnummer für die Überweisung Ihres Honorars.
- Kursverwaltung KuferSQL/BASys der Sprachschule: Ihre Telefonnummer.
- OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich), nur wenn Sie in der Bewerbung die Karte laden: Ihre Anschrift zur Umrechnung in Koordinaten (über unseren Server, ohne Ihre IP-Adresse) und die Abrufe der Kartenausschnitte durch Ihren Browser (mit Ihrer IP-Adresse, ausgeliefert über den Dienstleister Fastly).
- Organisationen im Kundenportal (sofern an Ihrem Standort freigeschaltet): Ausbildungsbetriebe, Berufsschulen, Firmen und Behörden, deren Mitarbeitende, Schülerinnen und Schüler, Auszubildende oder Klientinnen und Klienten an Ihrem Kurs teilnehmen, sehen im Kundenportal je Termin Ihren Vor- und Nachnamen, den Kurs und den Termin. Halten Sie einen Termin als Vertretung, steht Ihr Name dort mit dem Vermerk „Vertretung“. Den Grund einer Vertretung oder eines Ausfalls sehen die Organisationen nicht.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur in drei Fällen statt:
- Karte in der Bewerbung (nur nach Ihrem Klick): Die OpenStreetMap Foundation sitzt im Vereinigten Königreich. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Vereinigte Königreich (Art. 45 DSGVO).
- KI-Schreibhilfe (nur auf Ihren Klick): Die in Abschnitt 3 genannten Angaben gehen an OpenAI und werden in den USA verarbeitet. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), vereinbart im Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI. OpenAI verwendet die Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training und speichert sie bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung.
- Erinnerung und Benachrichtigungen (nur wenn eingeschaltet): Die Nachricht läuft über den Push-Dienst Ihres Browsers, der auch außerhalb der EU sitzen kann. Ihr Inhalt (Uhrzeit des Termins bzw. der Hinweis auf eine Antwort, keine Namen, kein Nachrichtentext) ist Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Dienst sieht nur die Geräteadresse und den Zeitpunkt.
E-Mails: E-Mails an Sie enthalten kein Zählpixel, und Links darin werden nicht über den Versanddienst umgeleitet. Anmeldezeichen stehen hinter # und erscheinen so in keinem Zugriffsprotokoll.
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Zugang (Passwort, Anmeldestatus) | bis zum Ende der Zusammenarbeit; 8 Wochen danach sperren wir den Zugang und löschen das Passwort, damit Sie Ihre letzte Gutschrift noch in der App abrufen können |
| Stammdaten (Kontakt, Anschrift, Bank-, Steuer- und Qualifikationsangaben) | bis 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Zusammenarbeit endet (Verjährung, §§ 195, 199 BGB); danach löschen wir sie. Was auf einer Honorargutschrift steht, bleibt mit der Gutschrift erhalten. |
| Sitzungen (Kennung, IP-Adresse, Browserkennung) | beim Abmelden sofort, sonst 30 Tage nach Ablauf |
| Einladungs- und Anmeldelinks | 90 Tage nach Ablauf bzw. Verwendung |
| Erinnerung und Benachrichtigungen | bis Sie beide ausschalten, der Push-Dienst die Adresse für ungültig erklärt oder 90 Tage vergehen, in denen Sie die App auf diesem Gerät nicht öffnen und keine Nachricht kommt; Vermerk je Termin 30 Tage |
| Chat mit Teilnehmenden | 12 Monate nach der letzten Nachricht der Unterhaltung |
| Anliegen an die Verwaltung, samt Anhängen | 1 Jahr nach Abschluss; Beanstandungen zu einer Honorargutschrift 6 Jahre (§ 147 AO) |
| Verfügbarkeiten | 90 Tage nach dem jeweiligen Tag |
| Abwesenheits- und Urlaubsanträge | bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die Abwesenheit folgt |
| Eigenes Unterrichtsmaterial | bis Sie es löschen; nach dem Ende der Zusammenarbeit mit Ihrer Zustimmung im Bestand der Schule, sonst gelöscht, sobald es keinem laufenden Kurs mehr zugewiesen ist; bis dahin weisen wir es keinem neuen Kurs zu |
| Rückmeldungen und Bewertungen | zusammen mit der Abgabe der teilnehmenden Person; wir löschen beides, wenn die Abgabe gelöscht wird |
| Unterrichtsnotizen | bis Sie sie löschen, sonst bis der Kurs oder Ihr Datensatz bei uns gelöscht wird |
| Bewerbung, samt hochgeladener Unterlagen | nach einer Absage 6 Monate nach deren Zugang (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG); bleibt ein Verfahren ohne Entscheidung, 6 Monate nach dem letzten Schritt; nach einer Zusage wie Stammdaten |
| Honorargutschriften und Belege (PDF) (Honorar) | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b UStG, § 147 AO); länger nur, solange eine Steuerfestsetzung noch offen ist |
| Online-Unterricht: Einwahlprotokoll, Teilnehmerliste | 6 Monate nach Monatsende; der Monat wird vorher als Nachweis-PDF archiviert |
| Nachweis-PDF Online-Unterricht und Vermerk Ihrer Gegenzeichnung | 36 Monate |
| Bild und Ton im Online-Unterricht | keine Aufzeichnung |
| AVGS-Teilnahmeberichte | 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Maßnahme endete |
| E-Mail-Protokoll | 12 Monate nach Versand; bei den Zustellereignissen kürzen wir die IP-Adresse nach 30 Tagen und löschen die Browserkennung |
| Adressen, an die eine Mail nicht zugestellt werden konnte (Sperrliste) | 12 Monate nach dem letzten Ereignis |
| Abgleich mit BASys: Protokoll geänderter Angaben | 90 Tage nach der Änderung |
| Abgleich mit BASys: Archiv gelöschter Datensätze | 24 Monate |
| Server-Protokolle und Datensicherungen beim Hoster | 30 Tage |
Die Löschung läuft automatisch, täglich. Für Fristen, die erst in einigen Jahren enden (Honorarbelege, AVGS-Berichte, Nachweise), richten wir den Lauf ein, bevor die erste Frist endet.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (lit. f), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
Viele Angaben können Sie im Profil selbst ändern, auch Ihre Bankverbindung (siehe Abschnitt 4). Name, E-Mail-Adresse und die BAMF-Angaben ändert die Verwaltung auf Ihre Nachricht hin. Für alle Anliegen zu Ihren Daten schreiben Sie an info@inlingua-hamburg.de.
Unterlagen, die wir aus steuer- oder förderrechtlichen Gründen aufbewahren müssen (Honorarbelege, AVGS-Berichte, Nachweise), können wir erst nach Ablauf dieser Fristen löschen.
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für Ihren Standort zuständigen:
Für die Zusammenarbeit brauchen wir Name und E-Mail-Adresse, (Honorar) zusätzlich Anschrift, Bankverbindung sowie Steuernummer oder USt-IdNr.; ohne sie können wir Sie nicht einsetzen bzw. nicht bezahlen. Weitere Angaben im Profil sind freiwillig, soweit sie nicht als Pflicht gekennzeichnet sind.
Es gibt keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.
- In Besetzungsvorschläge für die Verwaltung gehen Beschäftigungsart, BAMF-Zusatzqualifikation und genehmigte Abwesenheiten ein; über den Einsatz entscheidet ein Mensch.
- Die Anwesenheit im Online-Unterricht bestätigen Sie selbst; das Einwahlprotokoll ist nur ein Vorschlag.
- Die KI-Schreibhilfe ersetzt auf Ihren Klick den Text im Feld durch einen Vorschlag. Sie prüfen ihn und reichen den Bericht selbst ein.